A.    Principales  responsabilités

 

Sous l'autorité du Directeur de l’Agence,  le Responsable de la Cellule de passation des marchés aura les missions ci-après :

 

(i)            Elaborer les dossiers de marchés ;

(ii)           veiller  à ce que les décisions de passation des marchés respectent les accords et règles convenus ;

(iii)          appuyer à la résolution de tout problème de passation des marchés qui pourrait survenir ;

(iv)          assurer la planification des activités et le suivi des dossiers de marchés pour éviter tout retard dans le processus de passation, d’attribution, de signature  et d’exécution des marchés ;

(v)           coordonner sa mission avec le Directeur Administratif et Financier afin de s’assurer que la passation des marchés s’intègre parfaitement dans la planification et la gestion des fonds de l’agence

 

B.     Nature et étendue des services

Les tâches du Responsable de la Cellule de passation des marchés se présentent comme suit :

-       préparation et coordination de la planification pour la passation des marchés de fournitures, de travaux et de la sélection des consultants ;

-       mettre à jour le plan de passation des marchés et chaque fois que de besoin ;

-       procéder au classement et à l’archivage de tous les documents et dossiers de marchés ;

-       Suivre la passation des marchés, y compris des délais, afin de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard, d’en informer le Coordonnateur et de proposer des solutions pour les résoudre ;

-       rédiger des Demandes de Manifestation d'Intérêt pour les services de consultant  et d’en assurer la  publication dans la presse nationale et/ou Internationale dans SIGMAP et dans UNDB  si cela s’avère nécessaire selon le montant estimé et la complexité du marché ;

-       s’assurer de la qualité des spécifications techniques et des termes de référence produits par les responsables techniques ;

-       préparer des dossiers d'appels d'offres, des demandes de renseignement et de prix  et des demandes de propositions ;

-       assurer le suivi de la publication des avis spécifiques d’appels d’offres dans les supports appropriés ;

-       organiser les ouvertures de plis et participer aux évaluations des offres, aux attributions de marchés, afin de pouvoir conseiller utilement les acteurs impliqués dans la passation des marchés ;

-       établir des marchés entre l’agence et les consultants et les fournisseurs adjudicataires choisis ;

-       assurer le suivi des avis de non objection sollicités auprès des autorités et de la Banque Mondiale ou d’autres bailleurs ;

-       s’assurer que toutes les décisions liées à la passation et à l’exécution des marchés respectent les règles convenues ;

-       conseiller le Directeur de l’Agence dans la compréhension et la rédaction de tout courrier entrant ou sortant ayant des aspects de passation des marchés ;

-       apporter les conseils appropriés dans l’exécution des marchés et surtout en ce qui concerne la résolution des différends qui pourraient survenir ;

-       exécuter toute tâche ou mission liée à la passation de marchés assignée par le Directeur de l’Agence ;

-       produire trimestriellement une situation des marchés et contribuer aux aspects de passation des marchés du Rapport Intérimaire Financier des partenaires ;

-       veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement reflétés dans le système d’information et communiqués au Directeur Administratif et  Financier ;

-       s’assurer que les résultats des appels d’offres sont publiés dans les délais prescrits après les attributions des marchés, et que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ;

-       assurer l’encadrement ou éventuellement le secrétariat des sous-commissions d’analyse, avec voix non délibérative, sauf pour les prestations relatives à la passation des marchés.

C.    Incompatibilité avec certaines fonctions d’exécution

En raison de son rôle de conseiller dans les décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l’élaboration des dossiers de marchés, le Responsable de la Cellule de passation des marchés ne doit pas être membre des commissions de réception des fournitures ou services, sauf dans les cas de petits marchés autorisés par le manuel de procédures.

D.     Responsabilité dans le transfert de Compétence et de Renforcement de Capacité.  

Il/elle définira et mettra en application sous la supervision du Directeur de l’Agence , un programme de renforcement de capacité comprenant la formation des principaux acteurs impliqués dans l’exécution des activités du projet.

E.     Critères de Performances.

L’efficacité et les performances du Responsable de la Cellule de passation des marchés seront mesurées en fonction de :

-       La qualité du suivi des actions inscrites dans le plan de passation de marchés.

-       Le respect des délais de l’exécution du  plan de passation, pour des actions qui relèvent de sa responsabilité.

-       La qualité des dossiers d’appel d’offres, de demande de cotation et des demandes de propositions.

-       La qualité du suivi des procédures de  passation et des avis de non objection.

F.     Durée de la mission.

La durée du contrat est de deux (2) ans renouvelables selon la performance de l’employé avec une période probatoire de trois (3) mois.

G.    Qualification et expériences professionnelles requises

 

-       Diplôme minimum (BAC + 5) en Ingénierie, Droit des affaires, Génie Civil, Economie ou Gestion, ou tout diplôme équivalent avec une solide expérience d’au moins cinq (5) ans en qualité de Spécialiste en Passation de Marchés, de Personne Responsable des Marchés Publics d’une Institution ou sur un projet à financement extérieur ou disposer d’un diplôme minimum (BAC+4) en Ingénierie, Droit des affaires, Génie Civil, Economie ou Gestion, ou tout diplôme équivalent avec une solide expérience d’au moins huit (8) ans en qualité de Spécialiste ou en Passation de Marchés, sur un projet à financement extérieur ;

-       Excellente connaissance  de la passation des marchés en générale, et des règles de procédure de passation des marchés de la  Banque mondiale et/ou d’autres  bailleurs

-       Avoir une bonne connaissance du Code Béninois des Marchés  Publics en vigueur, les décrets d’application et en maîtriser les procédures ;

-       Maîtrise parfaite du français (oral et écrit, langue de passation des marchés du projet) exigée ;

-       Bonne capacité de résolution des problèmes liés à la Passation de marchés publics;

-       Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point);

-       Bonne aptitude pour la communication et le travail en équipe.

H.     Conflit d’Intérêt

Les candidats doivent être exempts de tout risque de conflits d’intérêt, c’est-à-dire ne pas être propriétaire ou être partie prenante dans les conseils d’administration ou les organes de direction de : firmes, bureaux d’études, entreprises, sociétés, susceptibles d’être intéressées par les appels d’offres et les consultations qui résulteront des contrats financés par le Projet.

I-